Los libros de contabilidad del club no están legalizados

Los administradores concursales reflejan en su informe algunas carencias en la situación de los libros de contabilidad que debe poseer el Cádiz de acuerdo con el Código del Comercio. Los libros obligatorios son el de inventarios y cuentas anuales, el diario de operaciones, el de actas de las juntas generales y demás órganos colegiados de la sociedad, y el de registro de las acciones nominativas. El informe concursal refleja el incumplimiento del requisito de legalización de esos libros.

Cuando los administradores solicitaron al club que aportara esos libros quedó patente la deficiente gestión de los mismos. Por partes. Sobre los libros de inventarios y cuentas anuales y el libro diario de operaciones, el Cádiz no tuvo más remedio que reconocer que no dispone de ellos mismos con los requisitos obligatorios de carácter formal.

Esas obligaciones son la presentación de los libros en el Registro Mercantil para su legalización antes de su utilización, "siendo válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios". Asimismo, otro requisito es que los libros deben ser legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Pese a estas formalidades obligatorias, el Cádiz señaló que todas sus operaciones son objeto de registro por medios informáticos y que el archivo y su custodia se efectúan en ese soporte, "sin que procedan a la legalización de los mismos", recogen los administradores.

En relación al Libro de Acciones Nominativas, los administradores reciben como respuesta que también consiste en un fichero informático en el que se relacionan la numeración de las acciones, el número de las poseídas y sus titulares, "sin que se haya procedido a la legalización de ningún soporte informático o en papel".

El club admite además que no dispone de libro de actas de juntas generales de accionistas, ya que alega que todas se celebran con la asistencia de un notario para que levante acta.

En cuanto al libro de actas de los consejos de administración, el Cádiz aporta uno de 100 folios con diligencia de legalización de 4 de marzo de 2008. El primer acta que se recoge data del 16 de agosto de 2007. La última es del 7 de febrero de 2011.

Ante esta situación, los administradores hacen algunas apreciaciones. La primera es que solicitaron el listado de balances y cuentas de pérdidas y ganancias hasta el ejercicio 2004-05 para determinar la concordancia de los datos contenidos en los ficheros informáticos con los resultantes de las cuentas anuales, "no apreciando discrepancias o irregularidades relacionadas con el registro de operaciones en la medida en que el tratamiento de los datos custodiados en registros informáticos no alteran los estados financieros objeto de cotejo".

Sin embargo, los administradores advierten de que el incumplimiento del requisito de legalización de libros "no permite asegurar la inalterabilidad de los registros en aspectos distintos a los numéricos o de cuantificación de magnitudes".

El Libro de Registro de Acciones Nominativas no tiene un sistema que permita el tratamiento histórico de la titularidad, y su fiabilidad y fidelidad depende de la diligencia y rigor profesional en la guarda y custodia del registro a cargo de los servicios administrativos del club, señala el informe.

Los administradores advierten de que no existe un protocolo que permita un adecuado seguimiento y custodia de las actas de las juntas generales de accionistas, "con merma de seguridad en la integridad del conjunto de actas disponibles. El mantenimiento del actual registro de actas notariales de juntas generales de accionistas requiere de un mecanismo que garantice el control de todas las actas de juntas, ya sean con presencia de notario o sin ella".

En cuanto al Registro de actas del consejo de administración, "no se aprecian incumplimientos o irregularidades en la llevanza y mantenimiento del mismo".