10 consejos para una eficaz organización de las citas de clientes

La coordinación de citas requiere un alto nivel de organización, por lo que es esencial establecer un sistema de programación de las citas eficaz para los clientes. Estas ideas ayudan a prevenir problemas habituales de organización con las citas gracias a herramientas de reserva y planificación de citas como Booksy.

Problemas y soluciones comunes

1. Los calendarios de citas en papel se ensucian y son difíciles de mantener organizados. Un servicio online de reserva y planificación de citas elimina el estrés de la organización de citas tanto para quien ofrece el servicio como para sus clientes.
2. Organizarse por teléfono requiere demasiado tiempo. La reserva de citas online elimina la incomodidad de tener que estar pendientes del teléfono con los clientes durante el horario comercial. Si los clientes tienen la opción de reservar los servicios las 24 horas del día, los siete días de la semana, es probable que reserven el servicio con más frecuencia.
3. Programar con varias personas consume aún más tiempo. Al proponer horarios para las citas, ofrecer de 2 a 3 opciones con las que es probable que los clientes potenciales estén contentos, especialmente si la reunión involucra a más de un participante.
4. Cancelaciones de último minuto. Incluir una política de cancelación y no presentación en el texto descriptivo de la reserva para que los clientes conozcan las posibles consecuencias antes de programar una cita.
5. Demasiada información en demasiados lugares. Un sistema de calendario confiable hará que el horario sea accesible, desde cualquier lugar. Se aconseja usar un calendario que se vincule con el ordenador y teléfono inteligente.
6. Clientes preocupados por la seguridad y privacidad. Al crear la reserva, se puede personalizar la configuración de privacidad para elegir el nivel de seguridad adecuado. Por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de los clientes cuando se inscriben en las citas.
7. Detalles perdidos en la comunicación. Asegurar que los clientes sepan qué esperar y estén preparados para la cita utilizando funciones de notificación automática para generar un correo electrónico o un mensaje automatizado con los detalles de la cita.
8. Dificultad para reprogramar la cita. Supongamos que se envió un recordatorio por mensaje de texto o correo electrónico y una persona aún no se presentó. Facilitar la reprogramación de la cita publicando espacios abiertos entre los que puedan elegir.

La programación de citas llevada al siguiente nivel

1. Facilitar la reserva y verificación de citas sobre la marcha. Contar con un sistema de reserva de citas online significa que los clientes pueden registrarse y reservar desde cualquier lugar con su dispositivo. Además, también significa que pueden verificar su registro en cualquier momento para estar al tanto de sus compromisos.
2. Elegir el momento estratégico para que el sistema de reserva se active. Considerar cuándo es más probable que los clientes estén disponibles para activar el sistema de reserva online haciendo más probable que consulten los horarios y reserven una cita.
3. Compartir el enlace de reserva en varios lugares. Una vez que el registro online se haya activado, se puede publicar el enlace para reservar en el propio sitio web, en las cuentas de las redes sociales y en la newsletter de clientes.
4. Hacer que los clientes completen el papeleo con anticipación. Si los clientes necesitan completar formularios o firmar algún tipo de exención, enviarlos con anticipación hará que el proceso de registro sea más rápido a la hora de la cita.
5. Sincronizar. Optimizar el proceso de reserva, planificación y organización para que el calendario que se tenga asociado al software o plataforma de reserva de citas online se actualice automáticamente.
6. Simplificar las reservas. Ayudar a los clientes a ver fácilmente los horarios de citas disponibles de los que se disponen para que puedan reservar su cita rápidamente.
7. Tener en cuenta los datos. Verificar fácilmente cuántas citas están reservadas y disponibles en la página de informes y estadísticas del sistema de citas online. También se puede realizar un seguimiento de cuántas personas visitan el sistema de citas online.
8. Explorar las opciones. Saber qué oportunidades son las mejores para aprovechar las necesidades de reserva online. La mayoría de sistemas tienen varios niveles de funciones avanzadas como la asignación de múltiples administradores, el diseño de reservas personalizadas y la organización de reservas múltiples.

Hacer un seguimiento

1. Correr la voz. Después de la cita, enviar a los clientes a casa con un cupón para compartir con amigos o familiares y ofrecer incentivos por referencias es una buena estrategia para correr la voz.
2. Mostrar gratitud. Enviar un correo electrónico de seguimiento para agradecer a los clientes después de sus citas. Este sencillo gesto creará una conexión con los clientes y ayudará a desarrollar relaciones significativas con ellos.

La reserva, planificación, coordinación y organización de las citas de forma online puede ahorrar un tiempo muy valioso cada día. Un tiempo que se puede dedicar a todas aquellas cosas que más críticas para el negocio.