Software para bares y software de reservas para restaurantes: qué elegir y por qué

Aunque muchos aseguremos que preferimos tal o cual bar por la calidad de su tortilla o la temperatura de su caña, la verdad es que lo que hace que vayamos a ese establecimiento una y otra vez es un cúmulo de cosas, entre las que destacan la calidad del servicio, lo agradable del ambiente y lo fácil que es encontrar una mesa disponible. Por lo que podríamos decir que el secreto de la competitividad de un establecimiento está en la eficiencia y en la experiencia al cliente que ofrecen. Y para que esto sea posible, la mayoría de los locales exitosos se apoyan en programas que digitalizan los procesos y optimizan dicha experiencia. 

Sin embargo, para la mayoría de los restauradores no resulta fácil decidir qué herramientas son realmente imprescindibles para profesionalizar su negocio. Pero la respuesta podría estar relacionada con dos aspectos básicos: el control interno de la operativa y la gestión externa de la demanda. Para ayudarte a tomar la mejor decisión, acompáñanos a analizar cómo el software para bares y el de reservas para restaurantes pueden transformar un negocio completamente.

La columna vertebral del negocio: el software de gestión

Un bar o un restaurante es, en esencia, una compleja maquinaria donde conviven el inventario, el personal, la cocina y la sala y donde, si no existe control, las fugas de beneficio son inevitables. Para evitar esto último, nada mejor que contar con un software de gestión para hostelería, el cual actúa como el cerebro de cualquier establecimiento, poniendo cada cosa en su sitio y permitiendo una trazabilidad de todo lo que ocurre en cada metro cuadrado del local. 

Potencialidades de un sistema de gestión integral

Pero la principal ventaja de implementar un software especializado es la automatización de las tareas administrativas, con lo que no solamente te aseguras de registrar un ticket, sino que, al marcar una ración de calamares, el sistema puede descontar automáticamente el stock, notificar a cocina y registrar la hora punta de venta. De esta manera consigues mejorar:

• El control de los costes y las mermas: conocer el escandallo de cada plato en tiempo real permite ajustar los precios y evitar los desperdicios, algo muy importante actualmente debido a la fluctuación de precios en las materias primas.
• La gestión del personal: optimizar los turnos basándose en datos reales de afluencia evita tener personal ocioso o, peor aún, un servicio saturado por falta de manos.
• Los informes en tiempo real: la posibilidad de consultar la facturación desde el móvil mientras estás fuera del local te ofrece una libertad y una capacidad de reacción sin precedentes.

El arte de llenar las mesas con un software de reservas online

Si con el software de gestión miras hacia dentro, el software de reservas para restaurantes te ayuda a mirar hacia el cliente. Ten en cuenta que, hoy en día, los consumidores prefieren reservar a través de Instagram, Google o directamente en la web del local antes que hacer una llamada telefónica, por lo que no contar con un sistema automatizado para gestionar las reservas es como regalarle clientes a la competencia.

¿Qué debe hacer un buen sistema de reservas?

Un sistema eficiente es mucho más que un simple formulario de contacto. Debe ser una herramienta dinámica que interactúe con la disponibilidad real del local. Por lo tanto, entre sus principales características, destacan:

• Disponibilidad 24/7: el cliente tiene que poder reservar a las tres de la mañana si así lo desea, recibiendo una confirmación inmediata sin intervención humana.
• Reducción del 'No-Show': debe emitir a los clientes recordatorios automáticos vía SMS o email, y contar con la posibilidad de solicitar una garantía bancaria en fechas señaladas, a fin de reducir el impacto de las mesas vacías de última hora.
• Base de datos y fidelización: asimismo, el software tiene que crear un historial de preferencias de los clientes (alergias, mesa favorita, vino predilecto), para poder transformar una visita casual en una experiencia personalizada.

Características imprescindibles que no puedes olvidar

Ahora bien, dado que no todos los programas que existen en el mercado son iguales, es importante que busques soluciones SaaS (Software as a Service) o basadas en la nube. Esto garantizará que tu información esté siempre segura y accesible desde cualquier dispositivo; además, facilitará las actualizaciones sin costes adicionales de mantenimiento técnico.

También la usabilidad es innegociable. En un sector con alta rotación de personal como este, los softwares deben ser tan intuitivos que un nuevo camarero pueda aprender a usarlo en menos de quince minutos. Por último, pero no menos importante, está el asunto de la escalabilidad, que asegura que la herramienta pueda crecer al mismo ritmo que lo haga tu negocio, permitiéndote añadir módulos de delivery, quioscos de autopedido o pantallas de cocina (KDS) según lo necesites.

CEGID Revo, la solución líder en la nube

En el mercado español hay un nombre que destaca por sobre otros por su robustez y visión de futuro: CEGID Revo, una compañía líder en el desarrollo de soluciones de gestión en la nube, que ha diseñado un ecosistema específicamente para responder a los retos reales de la hostelería profesional. Ellos cuentan con:

CEGID Revo XEF

Este es un software para bares que es mucho más que un simple TPV. Se trata de un programa de gestión y punto de venta diseñado para iOS (iPad), cuyas potencialidades son claras:

• Administrar el día a día: permite gestionar comandas, cobros y cierres de caja de la manera más fácil y visual.
• Gestión ubicua: puedes configurar y administrar las bases de tu negocio desde cualquier lugar, cambiando precios o consultando estadísticas en tiempo real sin estar físicamente en el local.
• Ecosistema conectado: una de sus mayores virtudes es la capacidad de conectarlo todo con tu ecosistema de software, ya sea actual o futuro, permitiendo integraciones con contabilidad, marketing o fidelización.
• Hardware flexible: el sistema se puede complementar con otros elementos según las necesidades de cada local: impresoras, cajones inteligentes de efectivo, balanzas o terminales de pago de última generación.

CEGID Revo FLOW

Para la gestión de la demanda, el sistema de reservas recomendado es CEGID Revo FLOW, que no solo captura la reserva, sino que la integra en el flujo de trabajo de la sala.

Aunque lo verdaderamente importante ocurre cuando conectas ambas soluciones. Porque al unir Revo XEF y Revo FLOW, puedes recibir reservas y asignarlas automática o manualmente a las mesas, optimizando el espacio de tu local al máximo. Como si fuera poco, el personal puede acceder al estado de las reservas desde el plano de mesas y controlar en tiempo real cómo el local se va ocupando, lo que permite una rotación mucho más ágil y profesional.

Viéndolo desde este punto de vista, la elección de un buen software es, sin duda, la inversión más rentable que un bar o restaurante puede realizar en estos momentos, ya que estas herramientas le devuelven el control del negocio al propietario y elevan la percepción de calidad del cliente.

Y como ya dijimos al principio, en un mercado tan saturado como el español, la diferencia entre el éxito y el cierre de un local está en la eficiencia. Una eficiencia que, en 2026, tiene nombre de software.