El personal que presta servicio en las distintas áreas municipales podrá trabajar con más comodidad y atender mejor a los usuarios después de que se complete el traslado de la documentación acumulada en las  sedes de las distintas concejalías del Ayuntamiento.  En estos días ha comenzado el traslado de cientos de cajas de documentación que se acumulaban en las  áreas municipales, que están siendo  depositadas en el nuevo archivo construido en la calle Los Moros, en la antigua bodega Cuvillo. 

Los trabajos han sido encomendados a una empresa especializada, que está trasladando la documentación  aprovechando estas fechas navideñas, cuando las áreas y servicios municipales están más despejadas de lo habitual debido a las fechas festivas.  En realidad, con este traslado, la concejalía de Patrimonio Histórico, dirigida por María Antonia Martínez,  atiende a una petición repetida desde las distintas sedes municipales, que han visto cómo las cajas de documentos se amontonaban, haciendo incómodo el trabajo y la atención al público en oficinas y dependencias. Por no hablar además de la imagen negativa que ofrece para los ciudadanos y turistas las cajas amontonadas en algunos edificios del Ayuntamiento,  como el Palacio de Valdivieso (concejalía de Urbanismo), en cuyo patio se apila la documentación, desluciendo la estampa de su magnífico patio señorial para cualquier visitante que se asome  a conocer el edificio o hacer alguna gestión.

El traslado se inició en el departamento de Tesorería y la idea es culminarlo lo antes posible, en los primeras semanas de 2013.  Para ello, los operarios encargados de esta labor están trabajando en horario de mañana y tarde. De cualquier forma, no se trata simplemente de mover las cajas de uno a otro lugar, sino de hacerlo de una forma ordenada, con criterios de clasificación y llevando un índice de todo aquello que se traslada, para a continuación instalarlo en el nuevo archivo de la calle Los Moros mediante unos criterios de búsqueda que faciliten posteriormente la localización de cualquier expediente.

El traslado se ha emprendido en las áreas municipales una vez que se ha recepcionado en el nuevo archivo de Los Moros la ingente documentación administrativa que estaba custodiada en un depósito de la Zona Franca de Cádiz,  lo que permitirá al Ayuntamiento ahorrarse los 36.000 euros  que pagaba por este servicio al año.

Aunque son varias las dependencias colapsadas por los documentos acumulados, el traslado no se realiza priorizando aquellas áreas que tienen mayor volumen de papeles, sino mediante un protocolo en el que primen los criterios de clasificación, ya que un archivo no es un almacén de documentos. En este sentido, el archivo de la calle Los Moros tiene capacidad para más de 26.000 cajas y está formado por armarios  tipo compactus, para preservar la documentación en condiciones  de mayor seguridad y para facilitar su clasificación y consulta posterior.

Hace escasas fechas fue trasladado también al nuevo archivo una parte de la documentación histórica perteneciente al Fondo Antiguo, por lo que la tendencia apunta a que el archivo administrativo y el histórico puedan terminar centralizados en una misma ubicación.