Cómo la tecnología ayuda a mejorar la eficiencia de una empresa

El concepto de trabajo está cambiando constantemente y, en gran medida, esto se debe a la tecnología. Somos parte de lo que muchos consideran la infancia de la cuarta revolución industrial, y ya podemos ver cómo afecta a la mayoría de las cosas que hacemos, tanto en nuestra vida personal y social como en el trabajo.

La tecnología tiene la capacidad de cambiar fundamentalmente nuestra forma de trabajar. Si simplemente pensamos en la cantidad de trabajos disponibles hoy en día que ni siquiera existían hace diez años, podemos ver rápidamente el impacto que la tecnología ha tenido en el mundo del trabajo.

Pues bien, lo mismo ocurre, no en cuanto a los nuevos puestos de trabajo, sino en cuanto a la forma de abordar los ya existentes. La tecnología es una herramienta, y es una herramienta que todo lugar de trabajo debería aprovechar al máximo. De hecho, si usted o su pequeña empresa no hacen uso de las tecnologías disponibles como un software de RRHH, puede suponer que sus competidores sí lo hacen y, en última instancia, corre el riesgo de quedarse atrás.

En el presente artículo, hemos recopilado cuatro formas de utilizar la tecnología para mejorar la eficiencia en el trabajo.

Beneficios del uso de la tecnología para las empresas

• Programación de la producción

Si se realizara una encuesta en la que se preguntara a las empresas por la única cosa que desearían hacer, hacer que su proceso de producción sea más eficiente estaría en la cima de muchas listas. Afortunadamente, gracias a la tecnología, hay infinitas opciones disponibles.

Por ejemplo, un software de programación de producción, permite recopilar datos, supervisar directamente sus procesos de producción y sus pedidos de venta, y todo ello desde un panel de control fácil de usar. En última instancia, garantiza saber exactamente de qué existencias se disponen y, por tanto, cuándo hay que realizar nuevos pedidos. Además, elimina la necesidad de actualizar manualmente las hojas de cálculo y hace todo esto en nombre de la eficiencia. En pocas palabras, permite centrarse en lo que es importante al eliminar la necesidad de dedicar grandes cantidades de tiempo a controlar las operaciones de fabricación.

• Gestión de RRHH

La tecnología ayuda a llevar a cabo tareas relacionadas la gestión del personal humano de una empresa. Por ejemplo, el control horario, los turnos, las vacaciones, bajas médicas, teletrabajo, nóminas, liquidaciones, y mucho más.

• Una red de comunicación fluida y unificada

A fin de cuentas, todos queremos que nuestra empresa funcione como una red. Queremos que todos los empleados se conozcan entre sí, que se sientan parte de un equipo y que puedan ponerse en contacto con cualquier persona con la que consideren que sería beneficioso interactuar. La comunicación está en el corazón de todo equipo de éxito y la tecnología ofrece una gran cantidad de opciones para mejorarla.

Hay una serie de fantásticas opciones de comunicación que permiten al personal comunicarse, colaborar y conocerse en el mismo lugar. Una red de comunicación fluida ahorrará a su plantilla una enorme cantidad de tiempo y mejorará el flujo de trabajo casi al instante.

• Haga que la tecnología trabaje para usted

Como ocurre con la mayoría de las cosas, cuando hay aspectos positivos, suele haber negativos. A pesar de que los aspectos negativos de la tecnología se han puesto de manifiesto, el problema sigue siendo contrarrestarlos o eliminarlos. Puede parecer extraño, pero este es un escenario en el que la mejor opción es combatir el fuego con fuego. Para confirmarlo, recomendamos utilizar la tecnología para resolver los posibles problemas que la tecnología puede causar.

Un estilo de vida sedentario puede describirse como el tipo de vida que implica poca o ninguna actividad física, lo que aumenta todas las causas de mortalidad. Un factor que contribuye a ello es que a menudo se requiere que las personas estén sentadas mientras realizan sus tareas laborales. Una empresa debe darse cuenta de que en el siglo XXI es imprescindible que sus trabajadores estén lo más feliz y sanos posible, si esperas que rindan a su nivel óptimo.

En lo que respecta a las tecnologías digitales, recomendamos plenamente dos cosas. En lugar de tener simplemente notificaciones como recordatorios para completar ciertas tareas o asistir a ciertas reuniones, configure notificaciones para recordarle que debe dar un pequeño paseo o hacer algunos estiramientos. A menudo podemos perdernos en nuestro trabajo y esta es la oportunidad perfecta para utilizar la tecnología para recordarnos que debemos tomarnos un descanso.

Otra sugerencia es utilizar la tecnología para crear una estricta división entre el trabajo y la vida privada. Por ejemplo, desactivar las notificaciones de las redes sociales cuando estés en el trabajo y luego asegúrate de que no te bombardean con correos electrónicos del trabajo en tu día libre. Al principio, esto puede resultar difícil de hacer, pero a largo plazo, aumentará la eficiencia en el lugar de trabajo y hará que la vida sea mejor.

• Autonomía y autoservicio

Aquí es donde tienes que confiar en tus empleados, después de todo, esa es parte de la razón por la que los contrataste en primer lugar. Aquí es donde hay que utilizar puntos de acceso compartidos, como Dropbox o Google Drive. Esto es beneficioso por dos razones: evita que los empleados tengan que levantarse de su escritorio y visitar otro departamento para acceder a algo. Además, evita que interrumpan y posiblemente distraigan a otra persona de su trabajo en el proceso.

Uno de los mayores beneficios de la tecnología es que puede permitir a los individuos completar ciertas tareas por sí mismos en lugar de hacerlo en equipo. Si se aprovechan al máximo, la plantilla tendrá más oportunidades de utilizar la tecnología para trabajar juntos cuando sea necesario, lo que aumentará la eficiencia general de la empresa.