¿Qué es un sistema de reserva para hoteles y cómo funciona?

Muchos elementos contribuyen al éxito o fracaso de la industria hotelera, siendo esta una de las más complejas a la hora de que todo funcione correctamente. Y aunque a menudo no nos acordemos de ellos, los sistemas de reservas son una de las piezas más importantes para que un hotel marche a la perfección.

Con estos sistemas, los clientes pueden hacer sus reservas en línea y el personal puede gestionar la disponibilidad de forma eficaz. Pero, ¿qué son exactamente y cómo funcionan? Te lo contamos a continuación.

¿Qué es un sistema de reserva para hoteles?

Los sistemas de reservas para hoteles son programas informáticos desarrollados por empresas como Software Ofi para administrar, automatizar y optimizar los procesos de los establecimientos hoteleros. Estos sistemas ofrecen una diversidad de herramientas y funcionalidades que simplifican y automatizan una amplia variedad de tareas importantes para el correcto desarrollo de un hotel.

¿Cómo funcionan los sistemas de reserva para hoteles?

Los sistemas de reserva para hoteles suelen operar de la siguiente manera:

1. Búsqueda y filtrado: Los usuarios ingresan sus criterios de búsqueda, como fechas de estancia, ubicación y número de huéspedes. Luego, tienen la opción de aplicar filtros para refinar los resultados, como tipo de habitación, servicios incluidos, rango de precios, entre otros.
2. Disponibilidad en tiempo real: Los sistemas de reserva están conectados directamente a los sistemas de gestión de propiedades de los hoteles, por lo que son capaces de mostrar la disponibilidad actualizada en tiempo real. De esta forma, los clientes pueden ver qué habitaciones están disponibles para reservar en el momento en que realizan la búsqueda.
3. Reserva y confirmación: Una vez que un cliente elige una habitación, puede proceder con el proceso de reserva. En este punto se les suele pedir su información personal para poder enviarles la confirmación.
4. Integración con sistemas de pago: Estos sistemas se integran con pasarelas de pago seguras para garantizar que la información financiera del cliente esté protegida.
5. Gestión de reservas: Tanto los clientes como los hoteles pueden acceder a un panel de control donde gestionan las reservas. Los clientes pueden realizar cambios o cancelaciones, y al mismo tiempo los hoteles pueden monitorear y administrar las reservas entrantes.

¿Cómo elegir un sistema de reserva para hoteles?

Si no eliges el sistema de reserva adecuado para tu hotel, es posible que tengas problemas con esta parte de tu negocio en el futuro. Por eso, si quieres ofrecer una experiencia de reserva fluida a los huéspedes y maximizar tus ingresos, debes prestarle atención a este tema.

Esto es lo que debes saber para elegir bien:

• Facilidad de uso: La interfaz del sistema deber ser sencilla e intuitiva, tanto para los empleados como para los huéspedes.
• Compatibilidad: Es importante que el sistema de reserva sea compatible con otros sistemas que se utilizan en tu hotel para que la integración sea fluida.
• Funcionalidades necesarias: Antes de seleccionar un sistema, piensa en qué te hace falta realmente. Algunas opciones muy habituales suelen ser gestión de disponibilidad, integración de pagos y herramientas de análisis.
• Flexibilidad de personalización: El sistema debe permitir personalizar la experiencia de reserva para adaptarse a las necesidades específicas de tu hotel, como la configuración de políticas de cancelación y las ofertas.
• Soporte técnico y seguridad: Optar por un proveedor que ofrezca un excelente servicio de atención al cliente, soporte técnico y altos estándares de seguridad te acabará ayudando mucho a la larga.

Y lo más importante: no tienes que ver este tipo de software como un coste, sino como una oportunidad. Si eliges el adecuado, podrás reducir mucho el número de horas que tienes que dedicarle a la gestión de tu hotel. ¡Seguro que no te arrepentirás!