Fue en mayo de 2012 cuando el Consejo de Gobierno de la Universidad de Cádiz aprobó por primera vez un documento de Medidas de Responsabilidad en el Gasto. La implementación de estas acciones ha dado un resultado "muy satisfactorio", según se resalta en un nuevo documento que, además de las iniciativas ya existentes, recoge otras encaminadas a seguir reduciendo los importes económicos a los que la UCA deberá hacer frente en los próximos meses de 2013. Esta nueva batería de medidas fue aprobada -con el visto bueno del Consejo de Dirección- por el Consejo de Gobierno el pasado 25 de junio, día en el que también se dio a conocer la comparativa en el gasto entre los ejercicios 2011 y 2012. Así, mientras en 2011 el gasto en bienes y servicios ascendió a 21.732.576 euros, en 2012 este gasto fue de 16.818.517,24 euros, es decir, 4.914.058,76 euros menos (un 22,6%).

Este menor gasto ha afectado a partidas tan importantes como limpieza y aseo (3,1%), reparaciones y mantenimiento (17,6%), energía eléctrica (11%), dietas, locomoción e indemnizaciones (23,6%), material de oficina e informático (29,2%), seguridad (20,3%) y comunicaciones (20,2%). Y ello, contando con que a partir del 1 de septiembre de 2012 el tipo general del IVA se elevó del 18% al 21% y el tipo reducido del 8% al 10%. Una subida ésta que afectó a la mayoría de los bienes de consumo y servicio de la UCA (energía eléctrica, agua, fungibles de oficina, etc.). Y desde la Universidad gaditana también recuerdan que el pasado año se encarecieron las tarifas eléctricas, unido al hecho de que en el primer trimestre se puso en funcionamiento la ampliación de la Facultad de Ciencias y que en el mes de agosto se realizaron las pruebas de funcionamiento del invernadero del campus de Puerto Real.

El nuevo documento vuelve a centrarse en los seis ejes de actuación establecidos el pasado año y que engloban iniciativas que afectan, principalmente, al gasto en Capítulo II (gastos en bienes y servicios), ya que "desde un principio el objetivo del Consejo de Dirección de la UCA ha sido -y sigue siendo- la permanencia y, en lo posible, la estabilidad de la plantilla de personal que hoy por hoy integran los estamentos del personal docente e investigador y el personal de administración y servicios de la Universidad". Esos ejes de actuación son los siguientes: Reducción de gastos en funcionamiento de los inmuebles administrativos. Medidas relativas a la gestión de recursos humanos. Medidas de eficiencia organizativa. Medidas relacionadas con los métodos de trabajo y uso racional de los servicios de telecomunicaciones. Medidas sobre indemnizaciones por razón del servicio, atenciones protocolarias y representativas y relacionadas con eventos y actos institucionales. Y participación de la comunidad universitaria. Seguimiento y evaluación.

Este primer eje de actuación incluía ya el pasado año como principal medida el cierre de la práctica totalidad de los centros en los cuatro campus desde el 1 al 31 de agosto. Una iniciativa ésta calificada en el documento como "muy positiva" tanto "por la respuesta de la comunidad universitaria como por el efecto económico conseguido". Gracias a su aplicación, la UCA ahorró unos 200.000 euros en comparación con el año anterior. Es por ello que, con base a los resultados alcanzados, la Gerencia ha analizado la ampliación de esta medida, y se ha decidido extenderla a dos períodos más: Semana Santa y Navidad. Asimismo, se volverán a cerrar los centros el próximo mes de agosto. "El cierre de los edificios afectará a todos los servicios complementarios que se prestan en los mismos: limpieza, mantenimiento, etc., y sólo se mantendrán aquellos servicios que se determinen necesarios (como ejemplo, los laboratorios de investigación con animales). En estos casos, los servicios prestados en estos edificios (limpieza, etc.) se reducirán. Y los servicios que deban seguir activos se trasladarán durante el período de cierre a un espacio a determinar, donde se habilitarán los puestos de trabajo necesarios para el mantenimiento de la actividad. En este mismo espacio se habilitará una única sala de estudios a partir del 16 de agosto para alumnos de la UCA. En los campus de Jerez y Algeciras todas las instalaciones permanecerán cerradas".

Asimismo, este mismo eje incluye medidas de ahorro de consumo de energía eléctrica, de agua y de climatización. La Gerencia de la UCA informa en el documento de que en el segundo semestre de 2012 se produjo un descenso del consumo de 1.000.681 KW respecto al mismo período de 2011, lo que representa un 15,44%. Y señala también que la aplicación efectiva del convenio Redeja ha supuesto, paralelamente, un descenso en la facturación que en términos globales representa un 24,81%. En este año 2013 se pretende abordar una campaña 'Apaga y vámonos', para concienciar sobre la necesidad de dejar cada día las fuentes de energía apagadas de las zonas de trabajo. Con respecto al agua, se señala como punto negativo que, debido a la situación económica, la instalación de contadores en los edificios y puntos de consumo se ha retrasado, "impidiendo en este caso repercutir el gasto a los distintos concesionarios de servicios de la UCA". Y para ahorrar en climatización, está previsto continuar este año con la sustitución de equipos de climatización obsoletos e insuficientes.

Como consecuencia del cierre de instalaciones y edificios en períodos vacacionales, se aprueba también este año la concentración del disfrute de las vacaciones de verano en el mes de agosto de todo el personal docente e investigador y de administración y servicios de la Universidad.

Dentro del apartado de Eficiencia en la Contratación, la UCA revisó las condiciones contractuales de las adjudicaciones correspondientes a los contratos de mayor cuantía económica y adoptó en los procedimientos de contratación medidas encaminadas a promover un gasto más eficiente. Tras ello, se estima un ahorro de 607.951,70 euros, tanto por las modificaciones de contrato, los controles en la ejecución, las reducciones en nuevos contratos (se ha conseguido una rebaja con respecto a las primas anteriores de 24.203,84 euros), los controles prorrogados sin revisión de precios, y otros ingresos asociados a contratos. Y a ello hay que sumar las actuaciones relacionadas con los contratos de la limpieza y de seguridad. Con respecto al primero, se especifica en el documento que se ha reducido este servicio, "dando prioridad a la limpieza de las aulas, zonas comunes y aseos en detrimento de despachos", y asimismo se han reducido "los períodos lectivos que vinculan al personal fijo discontinuo a la prestación del servicio". Cabe recordar que el pasado año se modificó el contrato, disminuyendo el importe del mismo un 8,60%. El importe del contrato asciende actualmente a 3.004.642,16 euros (IVA excluido), siendo su precio, antes de la modificación de 3.252.479,63 euros. Y en el servicio de vigilancia, la reducción ha venido derivada principalmente de la supresión del servicio en el campus de la Asunción de Jerez desde las 7 hasta las 22 horas. El montante ahorrado en 2012 con respecto a 2011 es de 191.504,91 euros.

Asimismo, dentro de este apartado también se han revisado los contratos de las máquinas de copia multifuncionales para su optimización y reducción de costes, y a lo largo de 2013 se pretende tomar medidas como la revisión y negociación de un contrato único e integral de este tipo de máquinas.

El segundo y último apartado de este eje de actuación está relacionado con medidas organizativas, y se centra, principalmente, en la reducción del consumo de papel fomentando las tramitaciones telemáticas y la firma electrónica de documentos. En este contexto, la Gerencia ha puesto en marcha un proyecto denominado 'Papel 0' para aglutinar todas las acciones previstas para el despliegue en 2013 de la Administración Electrónica. También se está desplegando la aplicación Alfresco Share, como herramienta de trabajo colaborativo, y se ha generalizado el uso de Alfresco como gestor documental, repositorio de documentos electrónicos y servidor de e-archivo de la Universidad en el que se encuentran alojados 23.400 e-documentos. Y se realizará una campaña de concienciación bajo el lema 'Fotocopias, las precisas'.

Dos son las medidas que incluye este eje de actuación: Reducción del gasto de Telefonía y Racionalización en la compra y soporte de ordenadores. En Telefonía, en el ejercicio 2012 se produjo un gasto un 8,2% inferior al ejercicio 2011 (346.306,15 euros frente a los 377.006,22 euros), y se hace referencia a un nuevo procedimiento de contratación que ha sido recientemente adjudicado y que va a representar una reducción del 50% de los enlaces de telefonía fija y una reducción en torno al 30% del gasto en telefonía móvil. Con respecto a los ordenadores, se propone, entre otras iniciativas, seguir potenciando el uso del software libre.

En el concepto dietas se ha producido una disminución sustancial comparando el gasto de 2012 (452.043,17 euros) con el de 2011 (624.531,44 euros). En el concepto locomoción, en 2012 se reconocieron obligaciones por 599.926,81 euros, mientras que el año anterior la cifra alcanzó los 751.892,76 euros. "La Gerencia está concluyendo una propuesta de revisión de la normativa en vigor, vigente desde 2005, para adecuarla a la situación actual y a la necesidad de transparencia y sostenibilidad, para su exposición pública de acuerdo a la normativa vigente", se lee en el documento.

La Universidad gaditana destaca en su último eje de actuación la participación de su comunidad e implicación con las medidas de responsabilidad en el gasto. Al respecto, destaca que a lo largo de 2012 se recibieron 30 propuestas relacionadas con los seis ejes de actuación y 15 medidas de concienciación.