Un sitio para meter 2.000 cajas de documentos municipales en San Fernando

San Fernando/Al incómodo problema que supone la inmensa cantidad de documentación administrativa que el Ayuntamiento de San Fernando tiene repartidas por diferentes dependencias municipales, donde se apilan cientos y cientos de cajas archivadoras, la concejalía de Cultura intenta desde hace meses ponerle remedio, principalmente, con dos actuaciones: la primera de ellas, el traslado de un buen número de estas cajas -aquellas que más urge reubicar- a las oficinas (actualmente sin uso) que hay en la calle Isaac Peral tras su puesta a punto; y la segunda, la licitación de un contrato para el depósito, custodia y expurgo de dicha documentación, cuyo pliego de condiciones se está revisando ahora.

El caso más conocido, y que además ha dado pie a las críticas políticas del PP en varias ocasiones, son las más de 400 cajas con documentación que han ocupado las dependencias del Archivo Municipal y de la Biblioteca Lobo, lo que ha hecho imposible durante más de un año la apertura a consultas porque no hay espacio físico ni condiciones para ello.

Todas estas cajas llegaron al Consistorio al expirar en el año 2023 el contrato para la gestión de fondos del archivo que el Ayuntamiento tenía externalizado y en manos de una empresa especializada.

Dichas cajas -exactamente, 421- han sido ya trasladadas al local de la calle Isaac Peral (antiguas oficinas de Recaudación), según ha confirmado la concejala de Cultura, Pepa Pacheco. Y a ellas se suman también otras 1.500 que se encontraban en las dependencias de la Oficina de Turismo, donde además obstaculizaban la ejecución de unas obras de la comunidad de propietarios del edificio.

La operación, afirma la edil, está ya en su recta final. En total, el traslado abarca 1.921 cajas con documentos municipales. Para ello, en el pasado verano se adjudicó ya un contrato (2.238,50 euros), pero se ha tenido que esperar primero a la necesaria adecuación de las instalaciones, a la que se han dotado de sistemas contraincendio, estanterías, se ha limpiado, pintado, etc... para poder ponerse manos a la obra con este tema.

No es toda la documentación que está repartida por diferentes dependencias municipales, pero sí la que más urgía reubicar. Y se trata -aclara Pacheco- de un archivo puramente administrativo, no histórico. El histórico -deja claro- se encuentra en perfectas condiciones en las dependencias del Ayuntamiento desde su reapertura en 2022.

El expurgo de la documentación, otra tarea pendiente

Así que la documentación que se encuentra en todas estas cajas es, esencialmente, de índole administrativa, producto de la gestión cotidiana de los diferentes servicios municipales y, de hecho, muy antigua. Tanto que la mayor parte podría ser ya eliminada al carecer de interés y al haber cumplido ya los plazos legales relativos a su custodia. Y será uno de los objetivos principales del contrato que se quiere licitar próximamente para gestionar adecuadamente todo este volumen de documentación.

El pliego de condiciones -explica Pepa Pacheco- se ha tenido que revisar, precisamente, para poder abarcar la totalidad de la documentación que se encuentra repartida por diferentes dependencias municipales, lo que evidentemente aumenta el número de cajas archivadoras a trasladar y gestionar adecuadamente. Y, por ende, el presupuesto de dicho contrato, que tendrá por objeto la custodia y conservación de toda esta documentación, tal y como ya se hacía con el anterior. Pero también el expurgo conforme a la normativa legal de este inmenso volumen de documentación.

Parte de la situación en la que se encuentra todo este archivo, tan repartido por distintas oficinas, tiene su origen en el cierre del Ayuntamiento isleño allá por 2006 para afrontar las obras de rehabilitación del edificio, que obligó a reubicar distintas áreas y servicios -algunos de ellos, de manera apresurada- prácticamente por toda la ciudad.