Desde la más simple multa de tráfico hasta el expediente de obras de Puerto 3. La inmensa sala del Archivo Bodega de la calle Los Moros, uno de los dos archivos municipales con los que cuenta el Ayuntamiento, ocupa una superficie en la que el visitante podría llegar a perderse, con miles de cajas de documentos ordenadas en hileras de armarios compactadores.

Los armarios tipo ‘compactus’ del archivo administrativo se elevan prácticamente desde los rieles del suelo hasta el techo de la bodega, tras la ampliación vertical que se les ha realizado para aumentar su capacidad de almacenaje, formando unas inmensas hileras de estantes metálicos de color rojo, parecido a un gigantesco acordeón que se abre girando una rueda, como la cámara acorazada de un banco. Sin embargo, el tesoro que se conserva en el interior de estas grandes estanterías estancas no está formado por billetes, metales, ni piedras preciosas.

Los armarios compactadores se cierren de manera hermética para proteger la documentación.

En el interior de los armarios existe otro tesoro distinto: la memoria del siglo XX y parte del XXI de El Puerto de Santa María, un ingente volumen de documentación que se utiliza para resolver situaciones complejas: litigios, completar expedientes, consultas especializadas, elaboración de informes o investigación histórica, y que tiene un valor imposible de cuantificar.

El archivo administrativo lo forma documentación que todavía tiene vigencia, generada por la actividad de las distintas áreas del Ayuntamiento durante algo más de un siglo. No obstante, parte de sus fondos tienen ya un carácter histórico y están en disposición de pasar al Archivo Histórico propiamente dicho, que se encuentra en el edificio San Luis.

Como curiosidad, hay que decir que la actividad administrativa de cien años ha generado más volumen de documentos que todo el Ayuntamiento desde el siglo XIII hasta finales del XIX, siete siglos que están custodiados en el archivo de la antigua biblioteca de los jesuitas, en San Luis Gonzaga, donde también se celebraron ayer visitas guiadas por el Día Internacional de Los Archivos, organizadas por la Concejalía de Patrimonio Histórico.

Los armarios compactadores se han adaptado para recibir miles de cajas apiladas en distintos negociados

La jornada de puertas abiertas contó, sin ser masiva, con una buena participación de público. La duda más planteada por los asistentes al archivero Jesús Puente, fue cómo es posible localizar entre tantos documentos uno en concreto, algo así como buscar una aguja en un pajar, si no fuera porque la documentación está clasificada y los índices informatizados, en base a los criterios de la Ley de Patrimonio Histórico y con las particularidades de las entidades locales.

La normativa es tan estricta que se conservan incluso documentos que resultan ilegibles después del incendio de 1983, cuando estuvo a punto de perderse el archivo, que se almacenaba de forma provisional en el antiguo Penal.

Las cosas podrían complicarse cuando llegue la nueva documentación que aguarda en los distintos negociados municipales para su traslado a este Archivo Bodega, para lo cual se ha añadido a los armarios compactadores un nuevo módulo que los ha llevado a su límite de altura, lo que ha supuesto una inversión importante. Ahora, para acomodar esas miles de cajas sería necesaria una plataforma elevadora móvil que quepa por los pasillos de la bodega, cuyo coste asciende a unos 12.000 euros.

Además, se da la circunstancia de que hace dos semanas la máquina climatizadora que mantiene una humedad y una temperatura estables, está averiada, algo que puede afectar a los documentos si no se procede a su reparación.