COMO todos los años al concluir el verano, la Muestra Cinematográfica Alcances llega puntual a su cita con todos los gaditanos. Alcances es una de las muestras más importantes del panorama cinematográfico español y está especializada en el documental. Este año, el encuentro tendrá lugar entre los días 7 y 15 de septiembre.

A lo largo de sus cuarenta y cuatro años de existencia, el festival ha pasado por sucesivos cambios hasta convertirse en lo que hoy es: un festival único en su género cuya fama ha traspasado las fronteras nacionales para convertirse en todo un referente en el mundo del documental.

Sin embargo para llegar a convertirse en lo que es hoy, el festival ha pasado desde su inicio por una serie de cambios y transformaciones que han forjado su carácter y entidad. Nacido en el año 68 en el marco de la semana cultural de Cádiz, en la que se ofrecían muestras de distintas disciplinas artísticas, esta sección adquiere desde un principio, un peso específico propio hasta que en los años 70 se transforma en la Muestra Cinematográfica del Atlántico.

Posteriormente, en el año 2006 sus organizadores deciden transformarlo en un festival especializado en documentales, al no existir un acto de estas características específico en la materia y estar los distintos géneros cinematográficos lo suficientemente cubiertos, por otros festivales y muestras.

Desde el punto de vista de protocolo, la organización de un acto así es compleja. El festival cuenta con una sección oficial, otra de concurso así como con mesas redondas, talleres, conferencias, etc. Nada puede dejarse a la improvisación, por eso es importante que todos aquéllos que trabajen en la organización lo hagan de forma coordinada, para que los resultados se ajusten lo más posible a los objetivos previstos.

En un festival de estas características, uno de los elementos más llamativos es la famosa alfombra roja por la que desfilarán autoridades, actores, directores y demás invitados.

El uso de esta alfombra proviene del siglo XIV, siendo las cortes europeas las primeras en utilizarlas para el recibimiento. Posteriormente, su uso se generalizó y, hoy en día, desde el punto de vista de protocolo, cumple la importante función de ordenar la entrada al teatro o local de celebración, obligando a utilizar un pasillo. Además, da vistosidad al acto.

La llegada y el paso de los invitados por ella es uno de los momentos favoritos de los medios de comunicación para realizar su trabajo. Por eso, es conveniente que los organizadores pongan especial atención en este momento conciliando los intereses de la organización con los de la prensa, para que ambas partes resulten mutuamente beneficiadas.

En este tipo de actos, puede ser interesante contar con un maestro de ceremonias, encargado de coordinar y solventar sobre la marcha los imprevistos. Para ello, se deberá ensayar previamente el acto para conocer y corregir sus puntos débiles y, sobre todo, para que todos los implicados en la organización conozcan bien sus funciones. Asimismo, este ensayo previo preparará a su coordinador para hacer frente con mayor eficacia a los 'saltos de protocolo'.

También será necesario que los premiados u homenajeados conozcan, al menos mínimamente, los entresijos del acto y su participación, con indicación de los tiempos de los discursos, para no romper el ritmo y la agilidad del acto y que éste no se convierta en una ceremonia monótona que canse a los asistentes. Las ceremonias largas con demasiadas intervenciones son tediosas y aburren.

La originalidad y creatividad en la organización es esencial. Hoy en día, el empleo de las tecnologías parece obligado y se consiguen puestas en escenas espectaculares. Por tanto, deben ser tomadas en consideración.

En cuanto a la etiqueta de los asistentes, indicar que si se quiere conseguir una buena gala es aconsejable que las señoras lleven vestido de cóctel o largo. Pero en cualquier caso, de corte clásico y elegante. Y los señores, si no es con el típico smoking sí, al menos, con traje oscuro.

Corren malos tiempos para la organización de grandes eventos, pero el buen hacer de los servicios de protocolo, la profesionalidad y la sencillez son la clave. Nuestros Alcances seguirán luciendo y Cádiz estará de nuevo, de alfombra roja.